Vom Nutzen der Videokommunikation in der Unternehmenswelt #WatsonWorkspace #Zoom – Erfahrungen von @digitalnaiv und #FraunhoferIAO

Stefan Pfeiffer vom CIO-Kuratorium selektiert und kommentiert in einem sehr lesenswerten Blogpost aktuelle Nachrichten rund um den “Digital Workplace”, von der Meeting- und E-Mail-Flut über (mal wieder) Alexa bis hin zum neuen Konversationswerkzeug der IBM, Watson Workplace Plus. Dabei schildert er seine Lernkurve in der Videokommunikation, die ich hier noch einmal dokumentiere:

“Lange Zeit habe ich ‘normale’ Telefonate bevorzugt und hatte keine Lust auf Video. Morgens und generell sehe ich nicht so gut aus. Und auch am Heimarbeitsplatz muss ich nicht unbedingt Video nutzen. Ja, in der Vergangenheit gab es auch immer die bekannten technischen Probleme. Und manche Videokonferenz-Lösung war und ist einfach zu kompliziert. Seit wenigen Wochen beobachte eine Veränderung meiner Einstellung. Ich gewöhne mich an eine Kombination von Konversationswerkzeug und Video-Telefonaten. Unter Konversationswerkzeug verstehe ich Lösungen wie Slack – mit dem wir vom CIOKurator im vergangenen Jahr bewusst experimentiert haben -, Microsoft Teams oder eben jetzt in meinem Fall Watson Workspace. Statt in meinem E-Mail-Posteingang führe ich dort für alle Teilnehmer transparent Diskussionen um eine bestimmtes Thema. Die wichtigsten Informationen werden von Watson als Moments zusammengefasst. Kein E-Mail-Ping-Pong, stattdessen ein Thread oder eben Space, in dem ich ein Projekt, eine Frage gemeinsam nachvollziehbar diskutiere. Das funktioniert per Mac- oder Windows-App, im Browser und auf dem Smartphone. Und wenn das Thema erledigt ist, verschwindet der Space in meiner Liste. Was hat das nun mit Videotelefonaten zu tun? Einen entscheidenden Kick hat Watson Workspace in der gerade offiziell angekündigten Plus-Version für mich durch die Integration der Videokonferenz-Lösung Zoom bekommen. Mit einem Klick kann ich einem Space ein Vidoetelefonat oder einen Videokonferenz starten. Die Beteiligten sind per Bild eingeblendet (wenn sie mögen), ich kann den Bildschirm teilen und im Space das Meeting auch dokumentieren. Richtig cool und das CIOKuratorium nutzt das jetzt zur Themendiskussion und Vorbereitung unserer Aktivitäten auf der CEBIT 2018. Mehr zur CEBIT in Kürze. Der Nutzen zusammengefasst: Ich verschiebe notwendige, oft projektorientierte Diskussionen, neudeutsch Kollaboration und Zusammenarbeit, aus dem persönlichen E-Mail-Posteingang in einen Platz, in dem wir gemeinsam arbeiten. Und wenn es Text nicht tut oder Besprechungen Sinn machen, starte ich sie mit einem Klick.”

Was Stefan schildert, deckt sich mit den Studien von Fraunhofer IAO. Zwei Drittel unserer Büroarbeitszeit bestehen aus Kommunikation – Gespräche mit Kollegen, Telefonate, Sitzungen, E-Mails, Berichte, Memos, Flurfunk und immer stärker auch Videokonferenzen.

„Das ist ein recht stabiler Wert, den wir in unseren Umfragen ermittelt haben. Und häufig entsteht der Vorwurf, dass man ja nicht nur kommunizieren, sondern auch ‚schaffen’ müsse. Dabei ist Kommunikation doch Arbeit und sollte technisch, organisatorisch und didaktisch professionalisiert werden“, fordert Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.

Kommunikationskompetenz sei aber in fast allen Unternehmen und in der Management-Ausbildung ein eher unterbelichtetes Thema.

„Eine erweiterte Medien- und Inszenierungskompetenz wird nicht vermittelt. Das sollte aber die gleiche Relevanz bekommen wie die Technologie“, so die Erkenntnis von Hofmann.

Fraunhofer moniert die mangelhafte Schulung, die bei Personalabteilungen ganz oben auf der Agenda stehen sollte. Man benötige jetzt vor allem ein Verständnis für visuelle Medien, um die Vorteile der Videokommunikation voll auszuspielen. In virtuellen Gesprächsräumen müsse anders moderiert werden. Hofmann spricht von virtuellen Führungsfähigkeiten in neuen Team-Konstellationen, die sich aus der Zusammenarbeit in einer virtualisierten Welt herauskristallisieren.

Bei der Videokommunikation könne über die Moderatoren-Rolle die Interaktion in Unternehmen beflügelt werden. Über E-Mail und Telefon dominiere die klassische Arbeitsteilung:

„Es ist sehr mühsam, über einen reinen Audiokanal zu diskutieren. Teilnehmer gehen auf Tauchstation, beschäftigen sich mit anderen Dingen oder sind genervt. Als Moderator hat man keine Chance, dagegen etwas zu machen oder auf die Stimmungslage einzugehen“, berichtet Hofmann von den Ergebnissen einer Vergleichsstudie ihres Instituts.

Am Ende dominiere eher ein Kommando-Stil, um überhaupt Ergebnisse zu erzielen. Bei audiovisuellen Gesprächen sei das anders. Man komme zwar nicht schneller zu Arbeitsergebnissen, aber die Qualität ist wesentlich besser. In der Kombination mit den von Stefan erwähnten Tools für die Kollaboration würde sogar behaupten, dass das über den Videokanal wesentlich schneller geht.

Als Hemmschuh für die Popularisierung der Videokommunikation sieht Hofmann die Fehler der Vergangenheit und die Reduktion der Vorteile auf die Einsparung von Reisekosten.

„Die Technik war schwerfällig, unzuverlässig und stand häufig nur in der obersten Chefetage, wo sich keiner hinwagte. Zudem war man froh, wenn ein IT-Mitarbeiter um die Ecke schaute, der das Ganze aktivieren und regeln konnte. Einen spontanen Einsatz gab es nicht. Systeme, die man nicht regelmäßig im Arbeitsalltag nutzt, setzen sich nicht durch“, sagt Hofmann.

Und diese Zeit sei noch gar nicht so lange her. Die Stabilität, Nutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit seien wichtig, um Videokommunikation am Arbeitsplatz zu etablieren. Und die Einbettung von weiteren Tools. Insofern passt das ja zu den Erfahrungen von Stefan.

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