Nachrichten rund um den Digitalen Arbeitsplatz: Von Meeting- und E-Mail-Flut, Alexa und Videotelefonaten, Watson Workspace und TÜV-“ausgezeichneten Arbeitgebern”

Jeder kennt sie, die apokalyptischen Reiter des täglichen Büroalltags und des digitalen Arbeitsplatzes: E-Mail-Flut, ständige Unterbrechungen, Telefonkonferenzen, Meetings, Powerpoint-Bingo und Excel-Sudoku. Die tägliche Arbeitszeit, Pardon, Anwesenheitspflicht, kriegen wir schon irgendwie sinnvoll rum. Und die genannten Reiterlein beziehungsweise Esel sind mir in meinem Nachrichtenüberblick gerade wieder an diversen Stellen entgegen gekommen.

Eileen Brown fasst auf ZDNet eine Loopup-Umfrage zusammen, wie viel Zeit wie mit Telefonkonferenzen verplempern:

  • Geschäftsleute verschwenden pro Telefonkonferenz durchschnittlich alleine 15 Minuten bis es nach Störungen und technischen Problemchen los geht.
  • Über 63 Prozent der Befragten sagten, dass sie über 5 Minuten warten, bevor das Meeting eigentlich sauber beginnen kann.
  • 70 Prozent sagen, dass es normal sei, vertrauliche Informationen in Telefonkonferenzen zu besprechen.
  • Nur 29 Prozent benutzen derzeit ein Web Conferencing-System.
  • Und über 70 Prozent der Telefonate werden weiter vom Festnetz durchgeführt. 22 Prozent nehmen über ihr Mobiltelefon teil.
  • Mit Videotelefonaten und -konferenzen tun sich viele der Befragten schwer: Nur 12 Prozent sind mit einem Videotelefonat so komfortabel wie mit einem Audio-Call. Nur 53 Prozent halten es für den Alltag für sinnvoll.

Einschub, Kommentar und Werbeblock: Ich bekenne mich hier auch schuldig. Lange Zeit habe ich “normale” Telefonate bevorzugt und hatte keine Lust auf Video. Morgens und generell sehe ich nicht so gut aus. Und auch am Heimarbeitsplatz muss ich nicht unbedingt Video nutzen. Ja, in der Vergangenheit gab es auch immer die bekannten technischen Probleme. Und manche Videokonferenz-Lösung war und ist einfach zu kompliziert.

Seit wenigen Wochen beobachte eine Veränderung meiner Einstellung. Ich gewöhne mich an eine Kombination von Konversationswerkzeug und Video-Telefonaten. Unter Konversationswerkzeug verstehe ich Lösungen wie Slack – mit dem wir vom CIOKurator im vergangenen Jahr bewusst experimentiert haben -, Microsoft Teams oder eben jetzt in meinem Fall Watson Workspace. Statt in meinem E-Mail-Posteingang führe ich dort für alle Teilnehmer transparent Diskussionen um eine bestimmtes Thema. Die wichtigsten Informationen werden von Watson als Moments zusammengefasst. Kein E-Mail-Ping-Pong, stattdessen ein Thread oder eben Space, in dem ich ein Projekt, eine Frage gemeinsam nachvollziehbar diskutiere. Das funktioniert per Mac- oder Windows-App, im Browser und auf dem Smartphone. Und wenn das Thema erledigt ist, verschwindet der Space in meiner Liste.

Was hat das nun mit Videotelefonaten zu tun? Einen entscheidenden Kick hat Watson Workspace in der gerade offiziell angekündigten Plus-Version für mich durch die Integration der Videokonferenz-Lösung Zoom bekommen. Mit einem Klick kann ich einem Space ein Vidoetelefonat oder einen Videokonferenz starten. Die Beteiligten sind per Bild eingeblendet (wenn sie mögen), ich kann den Bildschirm teilen und im Space das Meeting auch dokumentieren. Richtig cool und das CIOKuratorium nutzt das jetzt zur Themendiskussion und Vorbereitung unserer Aktivitäten auf der CEBIT 2018. Mehr zur CEBIT in Kürze.

Der Nutzen zusammengefasst: Ich verschiebe notwendige, oft projektorientierte Diskussionen, neudeutsch Kollaboration und Zusammenarbeit, aus dem persönlichen E-Mail-Posteingang in einen Platz, in dem wir gemeinsam arbeiten. Und wenn es Text nicht tut oder Besprechungen Sinn machen, starte ich sie mit einem Klick.

Aber alles könnte noch besser werden, ja, wenn, wenn wir Alexa nutzen. Gerade läuft die nächste Welle der Promotion für den Einsatz von Alexa im Unternehmen. Der wortgewaltige Chief Technology Officer Werner Vogels – ich hatte in meinem Blog schon sein Interview in der FAZ kommentiert – beschwört den Nutzen von Alexa für das Geschäftsleben. Das tägliche CIO Journal des Wall Street Journals zitiert:

“Just like Alexa is making smart homes easier, the same is possible in the workplace,” Mr. Vogels wrote on his blog, All Things Distributed. Alexa will be able to control the environment, help people find directions, book a room, report an issue, or find transportation, according to Mr. Vogels.

via The Wall Street Journal – CIO Journal – 14. März 2018

Und großer Jubel: WeWork, Anbieter von Co-Working Spaces, nutzt wohl Alexa, um die Buchung von Konferenzräumen und Meetings zu automatisieren und zu verwalten. Tja, da bin ich wie schon oft beim Thema Data Privacy. Oben nachlesen: In Telefonkonferenzen werden vertrauliche Informationen besprochen. Was passiert mit diesen Daten, wenn Alexa mithört und managt? Nochmals auch hier: Sprachassistenten in und für Unternehmen werden kommen, sind logisch und die künftig potentiell beste Nutzerschnittstelle, aber eben beim Einsatz das Hirn einschalten und Datenschutz bedenken, gerade auch im Geschäftsleben. Bei aller Anerkennung des kommerziellen Erfolges und der Ausbreitung von Alexa und Echo, plädiere ich nicht nur als IBM’er dann doch für Anbieter, die eine klare Haltung zum Datenschutz haben und die Unternehmen und deren besondere Anforderungen berücksichtigen.

Immerhin erscheinen erste Beiträge, die die Thematik Sicherheit, Sprachassistenten und Lautsprecher und IoT-Geräte im Büro endlich adressieren:

A spy in the meeting room

However, there is also the risk that insecure devices could be used to help snoop on your business and steal its secrets. Many of the devices we are introducing into offices, like smart speakers, are packed with sensors and microphones, and even cameras — a potential industrial espionage package sitting in the corner of your meeting room.

via ​The spy on the corner of your desk: Why the smart office is your next security nightmare | ZDNet

Der ewigen Herausforderung E-Mail-Flut und ständige Ablenkung – siehe oben – haben sich der TÜV Rheinland und das Slow Media Institut gewidmet. Sie haben ein Prüfverfahren für den “Digitalen Arbeitsschutz” entworfen Modul eines umfassenderen “Ausgezeichneter Arbeitgeber“, mit dem sich Unternehmen mit einer guten Personalpolitik zertifizieren lassen können. Das CIO Magazin zitiert Sabria David, die Entwicklerin des Interaktionsmodells Digitaler Arbeitsschutz, vom Slow Media Institut:

“Wenn man einen Brief bekommt, ist die Reihenfolge klar. Öffnen, lesen, handeln. Aber mit E-Mails funktioniert das nicht – sonst liest man den ganzen Tag nur E-Mails und kommt nicht zum Arbeiten.”

via Digitaler Arbeitsschutz: Strategien gegen die E-Mail-Flut – cio.de

Wohl wahr. Natürlich werden die bekannten Beispiel wie Daimler oder VW, die den Feierabend garantieren wollen oder die E-Mails im Urlaub löschen lassen, als Vorreiter genannt. Alleine schaudert mich angesichts dieser Bezeichnung und wenn ich von entsprechenden Zertifizierungen lese. Mag an mir liegen. Ok, es wird dann postuliert, dass die Fürhungskräfte eine große Verantwortung haben, eben Kommunikation zu allen Zeiten, insbesondere außerhalb der Arbeitszeit eben nicht zu verlangen oder zu erwarten, aber man “Digitalen Arbeitsschutz” brauche.

Ich beende den Beitrag mal mit einem Dilbert, der hervorragend zum Thema passt:

All rights/Alle Rechte bei Dilbert & Scoitt Adams

(Stefan Pfeiffer)

 

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