Social Collaboration Tools – Die Zukunft der Unternehmenskommunikation

Nach den Social Networks Facebook, Instagram und Co. etablieren sich in Unternehmen seit einigen Jahren die sogenannten Social Collaboration Tools. Diese unternehmensinternen sozialen Netzwerke sollen Silos aufbrechen und so die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erleichtern.

Anwender können aus einer Reihe von Optionen wählen, um die individuelle Produktivität, die Zusammenarbeit im Team und die Automatisierung von Geschäftsabläufen zu optimieren. Die Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Unternehmensdateien gilt heute als Schlüsselelement des digitalen Arbeitsplatzes. So viel zur Theorie – vor kurzem habe ich bereits einige Collaboration-Tools, darunter auch die Social Collaboration Tools, hier auf dem CIO Kurator vorgestellt. Aber wie sieht die Praxis aus? Welche Funktionen liefern diese Netzwerke? Welche Anbieter gibt es, wie unterscheiden sich diese und welches Tool eignet sich für wen?

Social Collaboration Tools – Facts, Figures und Definition

Eine Studie von McKinsey zum Thema “Advanced social technologies and the future of collaboration” kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die Messaging-Plattformen einsetzen, den Eindruck haben, dass sie öfter kommunizieren und ihre Teams sich besser selbst organisieren. Arbeit wird dadurch mehr projekt- statt team- oder funktionsbasiert. Über die Ergebnisse dieser Studie haben wir bereits auf dem CIO Kurator berichtet.  Die Analysten des Research-Unternehmens Gartner prognostizieren, dass bis 2020 80 Prozent der großen und mittleren Unternehmen eine oder mehrere dieser Plattformen einsetzen werden. Prognosen von Global Industry Analytics gehen davon aus, dass der weltweite Umsatz für Social Collaboration Tools bis 2020 4,8 Milliarden umfassen wird.

Die Analysten von Gartner definieren die Funktionen dieser Netzwerke wie folgt:

“Gartner defines the CCPP market as a range of content-centric platforms enabling secure file productivity and content collaboration for individuals and teams as well as supporting the creation of a modern digital workplace. Core functionalities include mobile access to content repositories; file synchronization across devices and cloud repositories; file sharing with people and applications inside or outside the organization; and file search and retrieval across multiple file repositories. In addition, these platforms support, at different levels, collaborative document creation and teamwork, lightweight content management, and workflows, natively or through integration with third-party tools. Deployments can be in public cloud, hybrid cloud, private cloud or on-premises architectures.”

Social Collaboration Tools – Marktüberblick

Yammer, Slack, Stackfield, Teams, Watson Workspace – mittlerweile existiert eine große Anzahl von Social Collaboration-Anbietern, die stetig weiter wächst und sehr heterogen ist. Ob Startups wie Slack Technologies oder alteingesessene Tech-Unternehmen wie Microsoft und IBM: Die Vielfalt der Anbieter von Collaboration-Tools ist riesig. Erst vor kurzem wurde Whatsapp for Business angekündigt, das seit gestern nun auch in Deutschland verfügbar ist. Die Unternehmensversion des beliebtesten Messaging Providers ermöglicht nun auch das Einrichten einer Unternehmenspräsenz und eines offiziellen Kommunikationskanals für Kunden.

Um im Anbieter-Wirrwarr den Überblick zu behalten, stellen wir ihnen hier die drei größten Anbieter vor:

Slack

Slack, was für “Searchable Log of All Conversation and Knowledge” steht, kam 2014 auf den Markt und stammt aus der Feder von Flickr-Erfinder Stewart Butterfield. Das Startup war bestrebt den überquellenden Markt, der von den großen Anbietern dominiert wurde und deren Benutzung sich noch sehr schwerfällig gestaltete, durch Integrationsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit zu revolutionieren. Seit seiner Gründung 2014 hat sich Slack zur wachstumsstärksten Business-Anwendung überhaupt entwickelt und ist laut Gartner führend auf dem schnell wachsenden Markt für Workstream Collaboration. Um seinen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, fügt Slack ständig neue Funktionen und Fähigkeiten hinzu und verfeinert bestehende.

Slack bietet eine Lösung, die im Kern eine chatbasierte Zusammenarbeit für Teams ermöglicht und versteht sich dabei auch als reines Chat-Tool. Die Kommunikation ist innerhalb von Teams, zwischen Teams, Gruppen, Themen und Arbeitsbereichen möglich – seit jüngster Zeit ist auch die Integration in die Social Media Kanäle möglich. Für die Kommunikation stehen mehrere Kanäle wie Messaging, Voice und Video zur Verfügung. Sigfried Lautenbacher und Silvio Kleesattel von der Computerwoche haben verschiedene Tools genauer unter die Lupe genommen und kommen bei Slack zu dem Fazit, dass es noch einiger Erweiterungen bedarf:

„Slack müsste um Back-office-Tools und Dokumentenverwaltungs-Funktionen erweitert werden. Zudem sollte es in Geschäfts-Applikationen wie CRM, ERP, Finanzbuchhaltung oder HR-Systemen integrierbar sein. Nur wenn Kollegen aus verschiedenen Fachbereichen einfach zusammenarbeiten können, lassen sich geschäftliche Abläufe kollaborativ ausführen.“

Positiv heben sie die intuitive Bedienung und einfache Kommunikation hervor. Insbesondere die agilen, kollaborativen Workflow-Apps erfuhren in jüngster Zeit erhebliche Fortschritte:

„Über entsprechende Dialogmasken können einfach solche Daten im Chat selbst gesammelt, aufgeführt und bestätigt werden, die von Bots bearbeitet oder an integrierte Business Apps übergeben werden. Das zeigt, Slack mausert sich immer mehr von einer reinen Kommunikations- zu einer Art Produktivitätsplattform für agile Teams.“

In diesem Tutorial erfahren Sie mehr zu den Funktionen von Slack:

IBM Watson Workspace

IBM Watson Workspace wurde speziell für Teams entwickelt, die regelmäßig zusammenarbeiten. Es eignet sich für alle Benutzer, die häufig mit anderen Kontakt aufnehmen, sich regelmäßig austauschen und immer auf dem neuesten Stand bleiben müssen. Watson Workspace ermöglicht allen Benutzern eine nahtlose Kommunikation, unabhängig davon, ob es sich um ein Team, eine Gruppe oder Einzelpersonen handelt.

Von den übrigen Anbietern hebt sich Watson Workspace durch die Integration von der Künstlichen Intelligenz Watson ab. Durch die Integration von Watson kann man verschiedene Konversationen clustern: Die Kognitive Technologie fasst Gespräche zusammen, priorisiert die wichtigsten Punkte und verknüpft verlässliche Wortlaute mit den nächsten Schritten. So erhält jeder die für ihn wichtigen Inhalte zur richtigen Zeit. Wenn Konversationen schnell voranschreiten, werden sie von der kognitiven Technologie zusammengefasst, die dann priorisiert, was wichtig ist, und dies mit weiterführenden Schritten verbindet.

Gerade wenn man mal eine Woche im Urlaub war oder sich einige Minuten auf etwas anderes konzentriert hat, können die komprimierten Moments, die auf Watson basieren, intelligente Zusammenfassungen von allem aufrufen, was man verpasst hat. Es lassen sich auch Apps anderer Anbieter einbinden, um nahtloser mit den unterschiedlichen Tools arbeiten zu können. So lassen sich in einem Bereich Apps für Aktivitäten wie dem Abrufen von Twitter-Updates, dem Festlegen von Erinnerungen im Kalender (über IFTTT-Applets) oder sogar dem Veröffentlichen in einem Slack-Kanal hinzufügen. Entwickler können ihre eigenen Apps mithilfe von APIs erstellen, teilen und veröffentlichen und Erinnerungen im Kalender festlegen. Watson Workspace ist seit 2016 verfügbar. Da sich Watson Workspace im Moment noch in der Beta-Phase befindet, ist es noch nicht so weit verbreitet wie beispielsweise Slack.

Sie möchten genauer wissen, wie Watson Workspace funktioniert? Dann schauen Sie sich dieses Video an:

Microsoft Teams

2017 kündigte Microsoft an, Skype for Business durch Microsoft Teams zu ersetzt. Microsoft möchte so eine Drehscheibe für die Teamarbeit in Office 365 schaffen. Microsoft Teams soll Microsofts strategische EnduserLLösung für Cloud-basierte Kommunikation und Workstream-Collaboration darstellen. Die Analysten von Gartner prognostizieren, dass bis 2020 jeder zwölfte Office 365-Anwender Microsoft-Teams als primäres Tool im Unternehmen einsetzen wird, im Jahr 2017 war es etwa einer von 100 Anwendern. Die Microsoft Teams Chat-Basisoberfläche, die in Office 365 integriert ist, bringt Teams, Inhalte, Anwendungen und Tools zusammen. Die Integration in alle Bereiche von Office 365 stellt ganz klar einen Vorteil von MS Teams da, schließlich hat Office 365 aktuell 120 Millionen geschäftliche und 28 Millionen private Nutzer.

Mit Microsoft Teams verfolgt Microsoft einen zyklusbasierten 360-Grad-Ansatz für Kommunikation und Zusammenarbeit. Teams verfügt über alle Funktionen, die Mitarbeitern die Kommunikation erleichtert: Von der einfachen Chat-Funktion, zu Audio- und Video-Unterhaltung bis zum Teilen von Bild- und Dokumentenanhängen. Besonders nützlich für Meetings ist die Möglichkeit des Screen-Sharings und der kollaborative Dateizugriff über OneDrive. Auch Microsoft nutzt KI-Fähigkeiten, um kognitive Collaboration-Services bereitzustellen. Die Erweiterung um Künstliche Intelligenz steckt allerdings noch in den Kinderschuhen.

Sigfried Lautenbacher und Silvio Kleesattel von der Computerwoche stellten bei ihrem Test aber auch einige negative Aspekte hervor: zu lange Ladezeiten, Fehler in der Anmeldemaske sowie ein unzureichendes Responsive Design beim mobilen Zugriff sorgten bei den Testern für Unmut. Zudem ist ein klarer Nachteil des Tools, dass Kommunikation mit externen Partnern nicht möglich ist. Zudem hoben sie hervor, dass sich auch Microsoft noch in der Betaphase befindet. Insgesamt sehen die Tester im Vergleich zu anderen Anbietern dringenden Nachholbedarf.

Wenn Sie mehr über Teams erfahren möchten, schauen Sie sich gerne dieses kurze Tutorial an:

 

Ob nun Slack, Watson Workspace oder Microsoft Teams – sie alle erleichtern Mitarbeitern und Teams die interne Kommunikation und sind ein entscheidender Schritt in Richtung digital Workspace. Welches Tool sich für wen eignet ist wahrscheinlich hauptsächlich Geschmackssache. Wir sind gespannt, wie sich diese Tools in Zukunft entwickeln werden und ob Whatsapp for Business bald einen ernsthaften Konkurrent für die großen Player darstellen wird. Wir halten Sie in jedem Fall auf dem Laufenden.

Welches Social Collaboration Tool nutzen Sie im Unternehmen? Haben Sie bereits einen Favoriten oder hadern Sie noch, welches Tool, das richtige für Sie ist? Ich freue mich auf Erfahrungsberichte!

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