Collaboration: Diese 5 Tools prägen die Zukunft der Arbeit

Zusammenarbeit in Zeiten der Digitalisierung: Mit einem globaleren Ökosystem und einem virtuellen Arbeitsraum steigt die Notwendigkeit, kollaborative Lösungen einzuführen. Dank moderner Collaboration-Tools werden Silos minimiert, die Abteilungen, Unternehmen oder Branchenvertikalen trennen. Collaboration-Tools können die jeweiligen Teams dabei unterstützen, in Verbindung zu bleiben, Ideen auszutauschen und produktiv zu arbeiten. Internationale Zusammenarbeit gestaltet sich dadurch einfacher und jeder Projektkollege ist immer auf dem gleichen Stand, ohne sich durch einen Berg von E-Mails kämpfen zu müssen: maximale Flexibilität – so viel zur Theorie. Aber wie sieht die Realität aus? Wir haben fünf Collaboration-Konzepte und -Tools genauer unter die Lupe genommen.

 

 

Integration and Application Programming Interface (API)

Business-Tools, die für das eine Unternehmen gut funktionieren, müssen nicht zwingendermaßen auch für ein anderes Unternehmen passen. Sogar innerhalb desselben Unternehmens haben die Mitarbeiter mittlerweile die Flexibilität und den Komfort, ihre Arbeit mit den Konzepten “bring your own device” und “bring your own software” zu erledigen. Hier kommen Integration und APIs ins Spiel: Mehrere Tools oder Plattformen lassen sich dadurch ganz einfach miteinander verknüpfen. Offene APIs werden im Geschäftsleben bevorzugt, da sie innovative Integrationen ermöglichen, ohne viel Zeit und Geld in die Entwicklung zu investieren. Verschiedene Tools, die bereits im Einsatz sind, können mit anderen Tools oder Plattformen verbunden werden, die Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten für eine echte Zusammenarbeit nutzen. Die Produktivität wird durch die Integration mit Programmen wie DropBox, Box, Evernote und Google Drive gesteigert. Die gemeinsame Nutzung wird vereinfacht und die Arbeitsabläufe gestrafft, da die Stakeholder einem “bring your own collaboration”-Modell folgen.

Enterprise Social Networks (ESN)

Wir alle kennen Social Networks, wie Facebook, Twitter oder Instragram. Aber was bitte ist ein Enterprise Social Network? Die Computerwoche definiert dies wie folgt:

„Ein Enterprise Social Network (oder kurz ESN) ist eine Form der Social-Network-Sites wie z.B. Facebook. Speziell für Unternehmenszwecke werden hier Themen der Kollaboration (Collaboration Platforms), des Wissensmanagement (Knowledge Sharing) und der Mitarbeiterbeteiligung (Employee Advocacy) in den Fokus gestellt. Ein ESN adressiert damit also die Bedürfnisse neuer digitaler Arbeitswelten, wie sie in Beiträgen zu Arbeit 4.0 und Enterprise 2.0 ausführlich dargestellt werden.“

Ein unternehmenseigenes soziales Netzwerk also. Anbieter davon gibt es mittlerweile zu genüge: Ob Microsoft Teams, IBM Watson Workspace, IBM Connections und Verse oder Slack – “Ohne Enterprise Social Network gibt es keine Digitale Transformation im Unternehmen”, meint Harald Schirmer, Manager Digital Transformation and Change bei Continental. Mit der Einführung eines Enterprise Social Networks erfolgt zugleich auch ein kultureller Wandel in der Kommunikation, ja im gesamten Unternehmen.

Bevor man aber ein ESN-Tool aussucht, sollte in jedem Fall geklärt werden, welche Schwerpunkte die gewünschte Plattform haben soll. Typische Anwendungen sind Mobile Applikationen, Microblogging, Instant Messaging, Group Chat, Video Conferencing, Wikis und Posts. Als eine der Schlüsselkriterien für die Auswahl gilt auch die Größe des Unternehmens und die Skalierbarkeit des Tools. Die übliche Einstufung SME = Small & Medium Enterprises, MSC = Medium Sized Companies und GLE = Global and Large Enterprises hilft durchaus für eine erste Klassifizierung.

Kognitives, datengesteuertes Marketing

Marketing- und Vertriebsteams stehen mehr Daten zur Verfügung als jemals zuvor. Werbetreibende müssen eine zunehmende Anzahl von Asset-Typen (Bilder, Video, Audio, Text, etc.) unter einen Hut bringen, ständig neue Inhalte finden und kreieren und irgendwie herausfinden, welcher Kunde sie wie, wann und wo zu bekommen hat. Mit Hilfe von Collaboration-Tools können insbesondere Marketer und ihre Vertriebsteams enger zusammenarbeiten. Bei jedem getätigten Kauf lernen Marketing und Vertrieb mehr über die Kaufinteressen und -präferenzen ihrer Kunden. Zukünftige Marketingmaßnahmen können darauf aufbauen und den Kunden zielgerichteter und personalisierter ansprechen. IBM hat hierfür Sia entwickelt. Sia ist ein kognitiver Bot, der tiefe Einblicke in unstrukturierte Daten für die Personalisierung und Vorhersage von Kampagnen und Projekten ermöglicht. Durch Sia Insights gewinnen Marketer verhaltensbezogene und emotionale Daten über ihre Nutzer und Kunden, auf der dann die Marketingstrategie und das Advertising anknüpfen können. Mit Sia Personalize können Marketer “Marketing in the moment”-Kampagnen in sehr großem Umfang durchführen, basierend auf Machine Learning-Technologie, die kontinuierlich für den Return on Investment optimiert wird. Sia Prediction verwendet tiefe Datenanalysen und Predictive Modeling, um große Marketingkampagnen erfolgreich umzusetzen.

Chatbots

Ein Chatbot ist eine Computerprogrammschnittstelle, die versucht natürliche Konversation zu replizieren und dadurch bestimmte Aufgaben zu automatisieren. Durch die Verwendung von strukturierten Modellen oder Wenn-Dann-Aussagen mit vorbereiteten Antworten können Chatbots als exzellente, kostengünstige Werkzeuge in nahezu jeder Branche eingesetzt werden. Chatbots sind insbesondere sehr beliebt bei Messaging-Apps, finden aber zunehmend auch in anderen Bereichen wie Non-Messaging-Websites und Transaktionsverkäufen Verwendung. Da ein Bot nicht schläft, nie schlechte Laune hat und keine Vertriebsprovisionen benötigt, können insbesondere im Kundenservice erhebliche Kosten eingespart und Prozesse optimiert werden. Aber auch im Recruiting erleichtern Chatbots Personalern das Leben: Ein Recruiting-Bot bietet einen Bewerbungsprozess, der unmittelbar, interaktiv und dialogorientiert erfolgt. Der Chatbot beantwortet automatisch und blitzschnell die Fragen des Kandidaten und sammelt alle Informationen, die für die Bewerbung erforderlich sind. Chatbots kommen aber auch in der internen Kommunikation zum Einsatz: Kollegen können beispielsweise Meetings und Erinnerungen koordinieren. Fortgeschrittene Chatbots verwenden künstliche Intelligenz, um bei komplexeren Anfragen zu helfen oder maßgeschneiderte Antworten zu liefern. Diese Verfeinerung wird immer noch weiter entwickelt, um effektiv auf die Komplexität menschlicher Gespräche und Sprachverarbeitung zu reagieren. Der Sia Chatbot von IBM beispielsweise kann sich in viele bestehende Collaboration-Plattformen wie Slack, E-Mail-Clients, Skype, IBM Watson Workspace oder IBM Connections integrieren lassen.

Mit Gamification spielend zum Erfolg

Gamification? Was haben Games mit dem modernen Arbeitsplatz zu tun? Explaineverything.com definiert dieses Konzept wie folgt:

„Gamification is the practice of using game-like applications in non-game contexts. Effective gamified business environments can make mundane tasks more enjoyable while enhancing productivity and engagement. Awarding employees through gamification creates a sense of accomplishment and motivates behavior. And the end benefit for the players does not come in just physical reward such as money, but also from an internal reward of mastery, meaning, and belonging.”

In der Praxis heißt das also, dass sich Mitarbeiter in Teams zusammenfinden und gemeinsam Aufgaben und Problemstellungen lösen. Das Team profitiert dann von der gemeinsamen Teilnahme in Form von Anerkennungen und Auszeichnungen. Das Gefühl der gemeinsam erreichten Leistung soll laut Theorie Arbeitsbeziehungen verbessern und Unternehmensziele vergrößern. Beispielsweise können Mitarbeiter Punkte sammeln, wenn sie die Inhalte ihrer Kollegen auf ihren persönlichen Social Media Accounts veröffentlichen, um die Bekanntheit zu erhöhen.

 

Soviel zur Theorie der momentan auf dem Markt verfügbaren Collaboration-Tools. In der Praxis muss wohl jedes Unternehmen und jeder Mitarbeiter für sich selbst entscheiden, ob es das ein oder andere Tool wirklich benötigt und ob dadurch tatsächlich Zeit gespart und Effizienz erhöht wird. So kam auch Stefan Pfeiffer in einem früheren Blogpost zu der Erkenntnis: Collaboration-Tools sind nice-to-have, aber sicherlich kein Muss.

 

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Collaboration-Tools gemacht? Ich freue mich auf Ihre Antworten.

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