Warum ein E-Mail-Verbot während der Nacht der richtige Weg ist

Eins vorweg: Bis vor Kurzem war ich auch der Meinung, dass ein „E-Mail Verbot über Nacht“, eine Sperrung der Accounts oder eine Regulierung – ein Nacht-Mail-Verbot wie es verschiedene Betriebsräte, Gewerkschafter oder sozialromantische Politiker immer wieder in regelmäßig unregelmäßigen Abständen fordern –, nicht zielführend sei. Und um mit den Worten von Stefan Pfeiffer zu sprechen, „wider den Schwachsinn“ gehandelt werden müsse. Doch mittlerweile habe ich meine Meinung geändert. Gleiches gilt übrigens für die Forderung nach einer 28-Stunden-Woche. Aber der Reihe nach.

Seit einigen Jahren beschäftige ich mich beruflich mit dem Thema Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen. Habe hierzu einige Studien, zahlreiche Projekte und mannigfach Artikel und Studien geschrieben. Auch zum Thema E-Mail. Und eigentlich immer kam ich zu dem Schluss, dass Themen wie Nacht-Mail-Verbot & Co. der falsche Weg seien. Dass Regulierungen ewig gestrig sind und nicht zielführend. Dass, um die Selbstausbeutung der Beschäftigten zu vermeiden, eher Selbstbestimmung und Eigenverantwortung gefördert werden müssen. Das sinn- und mehrwertstiftende Arbeit gefördert werden müsse. Doch das ist falsch. Grundlegend falsch.

Warum?

Das derzeitige Wertesystem in Unternehmen und unserer Gesellschaft lässt in vielen Berufen und Rollen kein selbstbestimmtes Handeln zu. Zwar wird immer wieder von Fehlerkultur und Optionen des Scheiterns gesprochen. Die gelebte Praxis sieht anders aus. Wie Einzelpersonen haben auch Organisationen Charakter. Doch dieser ist in neun von zehn Fällen versaut; oder zumindest fraglich. Es ist die Unternehmenskultur, die bestimmend dafür ist, wie sich Menschen tatsächlich verhalten. Eine Kultur des Kampfes (der Rivalität) wird vielerorts getrieben. Teamfähigkeit heißt es zwar vermeintlich immer, aber befördert wird (regelmäßig nur), wer sich gegen die Kollegen durchsetzt. Realisiert wird das, was möglich ist: Moral und Ethik sind dabei nur die hässlichen Schmuddelkinder: Geduldet, aber zu oft verschmäht. Als Marketing-PR-Instrument misshandelt und von Leuten, die mit Abgasmanipulationen und größtmöglicher Steuervermeidung ihren Erfolg begründen, als Corporate-Social-Irgendwas misshandelt und bis zur Unkenntlichkeit verstümmelt.

Hinzu kommt das Verhalten des einzelnen Menschen; zu sich, in Gruppen und innerhalb der Gesellschaft. Menschen halten zu lange an Gewohnheiten fest; egal ob sinnige oder unsinnige. Sie verschließen sich den möglichen Veränderungen und berauben uns damit neuer, besserer Optionen. Abhilfe schafft nur die aktive Veränderung. Doch: Die vorhandenen Rahmenparameter verhindern das. Ein selbstorganisiertes oder selbstbestimmtes Mindset ist in der Masse der Unternehmens(-kulturen) nicht möglich. Die Praxis zeigt, dass Investitionen, Change-Team-Optimierungs-was-auch-immer-Prozesse nichts oder nur sehr wenig bringen. Sie füllen nur die Taschen der Berater und sorgen dafür, dass der Tag etwas schneller rumgeht.

Warum?

Nun wirst du sagen: Das stimme so ja nicht. Jedenfalls nicht für dein Unternehmen. Und die Situation ist ja nicht gottgegeben oder auch kein Naturgesetz. Und man müsse nur ausreichend … und dann noch etwas … und überhaupt und sowieso. Ja, nee ist klar, sage ich dir. Ich kenne diese Argumente. Und sie sind richtig und gleichzeitig falsch. Deswegen lasst uns doch mal kurz die Sache durchdenken:

Angenommen, es gäbe eine gesetzliche oder auch nur innerbetriebliche Regelung, die vorsieht, dass nach 18:00 Uhr keine E-Mails mehr an den Mitarbeiter ausgeliefert werden oder er keine E-Mails mehr versenden kann. Was wäre dann? Was würde das für den einzelnen Mitarbeiter bedeuten? Was würde das für einzelne Unternehmen bedeuten? Was würde das für die Wirtschaft bedeuten?

Nun ja: Für den einzelnen Mitarbeiter würde es in der Regel nichts bedeuten

Er könnte seine Arbeit – diese Form der Arbeit –  zu einem anderen Zeitpunkt erledigen. Für ihn, seine Kollegen und das Unternehmen entstünden keine Nachteile. Ich schätze, dass das für ca. 40 bis 60 Prozent aller E-Mails zutrifft, die ein Mitarbeiter nach 18:00 Uhr erhält, der in einem multinational aktiven Unternehmen arbeitet. Und bei einem Mitarbeiter, der in einem ausschließlich national tätigen Unternehmen beschäftigt ist, wird die Quote an nicht relevanten oder zeitkritischen E-Mails bei 80 bis 90 Prozent liegen.

Also beschäftigen wir uns mal mit dem Rest der Mails: Also den zeitkritischen, unternehmenskritischen Mails. Denen, bei denen Entscheidungen getroffen werden müssen. Wie sähe die Lösung aus? Genau! Irgendwas mit Automatisierung. Vielleicht in einem Stufenmodel: zunächst unterstützend, zunehmend automatisiert und letztendlich autonom. Also zunächst mal irgendetwas mit Rule-based-Entscheidungsunterstützung; evtl. etwas mit Freigabegrenzen oder so – gefolgt von „automatisierten“ Klassifikationsaufgaben, basierend auf vorhandenen Daten.

Kurzum: Ein Nacht-Mail-Verbot würde für den einzelnen Mitarbeiter keine größeren Konsequenzen haben. Vorausgesetzt, er kann weiterhin weitgehend frei über Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsdauer entscheiden. Er kann seine Arbeitszeit weiterhin frei einteilen, seine Arbeit erledigen. Und wenn sich die Regulierung auch nur auf eingehende E-Mails beschränkt, wären die Auswirkungen auf die Kommunikation minimal.

Bereits heute sind die Möglichkeiten von automatisierten Prozessen so weit entwickelt, dass ein Großteil der Aufgaben teilautomatisiert erledigt werden kann, dass Entscheidungsgrundlagen vorbereitet werden. Und in einen Zeitraum von vier bis sechs Jahren gedacht wird der Reifegrad von autonomen Systemen so weit sein, dass viele Tätigkeiten nicht mehr menschlichen Zugriff bedingen.

Der Veränderungsdruck, der Leidensdruck, der Aufwand zum Durchbrechen der Bias ist für den einzelnen Menschen geringer als irgendein Transformations-Change-Irgendwas.

Nun ja: Für das einzelne Unternehmen würde es nichts bedeuten; im besten Fall wird es wettbewerbsfähiger

Auch für die Unternehmen würde sich durch eine Regulierung der Kommunikationsoptionen wenig ändern, solange eine gleichzeitige Flexibilität der Arbeitszeit und Arbeitszeitdauer sichergestellt wird. Unternehmen müssten lediglich zusehen, dass sie ihre Prozesse optimieren, losgelöst von der Ressource Arbeit. Und gleichzeitig der Ressource Arbeit, also dem einzelnen Mitarbeiter, Möglichkeiten einräumen, regelbasierte Systeme zu nutzen. Informationen, und im besten Fall Wissen, müssen losgelöst von Kommunikation bereitstehen; müssen vorgehalten werden.

Es muss quasi ein Digital Twin für jeden Mitarbeiter her; ähnlich wie in modernen Fabriken, wo jede Maschine und die gesamte Wertschöpfungskette analysiert und simuliert wird. Dieser digitale Zwilling, der Daten, Informationen und im besten Fall Erkenntnisse von der Ebene der Atome auf die Ebene der Bits überträgt, spiegelt die einzelne Arbeitskraft, simuliert Verhaltensmuster, unterstützt sie und führt in einer vorläufigen Endstufe Dialoge. Initiale Investitionen in solche Systeme werden die Aufwendungen für Teambildungsmaßnahmen und Change-mich-Kurse sicherlich nicht überschreiten; führen allerdings zum Ziel.

Kurzum: Eine vertriebliche oder gesetzliche Regelung für eine Einschränkung der Zeiten, in denen Kommunikation via E-Mail und Co. zugelassen wird, führt kurz- bis mittelfristig für das einzelne Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil. Da eine zielgerichtete Investition in Innovationen notwendig wird, die sonst nicht erreicht werden kann.

Nun ja: Die (nationale) Wirtschaft würde wettbewerbsfähiger

Machen wir es kurz: „Die Wirtschaft im Allgemeinen“ würde wettbewerbsfähiger. Die internationale Konkurrenz – exemplarisch im Maschinenbau, der hochinnovativ ist und sein muss – wächst seit Jahren. Innovationsdruck ist so oder so vorhanden. Eine nationale geregelte Beschränkung der Erreichbarkeit von Mitarbeitern würde hier alle international aktiven Kernbranchen, und damit auch die nationalen Zulieferer bzw. Lieferketten, unter einen enormen Druck setzen, der sehr schnell in einen Wettbewerbsvorteil mündet.

Was bleibt?

So schwachsinnig altmodisch und weltfremd sich eine Forderung nach einem E-Mail-Verbot während der Nacht und am Wochenende anhört: Es ist genau der richtige Weg, solange flexible Arbeitszeiten nicht infrage gestellt werden. Denn hieraus entsteht ein Innovationsdruck, der eben genau zum Erhalt von Arbeitsplätzen durch eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit führt. Aber dessen ungeachtet: Die eigentliche Forderung geht an grundsätzlichen Problemen vorbei. Es sind Kopffehlgeburten lendenlahmer zu spät kommender Turnbeutelvergesser in Betriebsräten und Gewerkschaften die sich lieber mit Themen von vor zehn Jahren beschäftigen, als sich realen Problem zu stellen.

Und übrigens

Gleiches (gemeint ist hier der mögliche Vorteil) gilt für die 28-Stunden-Woche in der Industrie, auf Dauer und nicht nur zeitlich befristet. Das Credo muss lauten: Eine Aufgabe (eine Stelle, ein Job), die heute mit einem Äquivalent zu 35 oder 38 Stunden pro Woche erledigt wird, und die in drei oder fünf Jahren nicht in 28 Stunden geleistet werden kann, für die wird kein Markt – wird kein Bedarf – mehr vorhanden sein. Deshalb muss dieser Job so abgebildet – so angelegt – werden, dass er dieses Ziel erreicht. Diese Zielerreichung ist durch digitale Erweiterung möglich. Unternehmen müssen in eben diese, und nur in diese, Optimierung investieren. Die erzielte Steigerung des Nutzens – die Wertschöpfungsrente – wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt.

Die 28-Stunden-Woche: Das ist genau der richtige Weg. Weniger Arbeit für den Einzelnen bedeutet nämlich nicht weniger Arbeit oder Wohlstand für alle. Eine 28-Stunden-Woche sorgt dafür, dass es wieder darum geht, Dinge zu erledigen und nicht Zeit zu verbrauchen. Es wird wieder darum gehen, Aufgaben richtig, gut und zuverlässig zu erledigen, und nicht lange daran zu sitzen. Eine 28-Stunden-Woche sorgt dafür, dass die Ressource menschliche Arbeit überdacht wird und der Einsatz im Zusammenspiel mit (digitaler) Technik verbessert wird. Das verbesserte Zusammenspiel von Mensch und Maschine wird Wettbewerbsvorteile, Wohlstand und Sicherheit bringen.

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