Realitätscheck Collaboration-Werkzeuge: Schön zu haben, aber kein Muss

Und ewig grüßt das Murmeltier. Auch 2018 eröffnen einige Kolumnen mit dem Thema, warum Collaboration-Werkzeuge nicht mehr genutzt werden und E-Mail offenbar immer noch das bevorzugte Werkzeug zur Zusammenarbeit ist. Gartner-Analyst Craig Roth bringt es auf den Punkt: Collaboration-Werkzeuge sind kein Muss, Man kommt trotz der Sinnhaftigkeit auch ohne Workspaces für Teams, ohne Systeme, Dateien zu teilen, ohne gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten oder andere Fähigkeiten moderner Werkzeuge zur Zusammenarbeit aus. Collaboration-Werkzeuge sind im Gegensatz zu ERP-, CRM- und anderen transaktional orientierten Systemen optional. Es gibt keinen wirklichen organisatorischen Zwang. Und das ist Teil der Krux.

Nur E-Mail und Kalender, vielleicht noch bis zu einem gewissen Grad Web Konferenzen, werden als Pflicht gesehen. Jeder muss auf E-Mail sein. Jeder kann seine Dateien und das darin enthaltene Wissen weiter auf dem C-Laufwerk speichern. Die Auftrag in SAP, die Spesenabrechnung, der Forecast im CRM-System sind Pflicht. Wer sich nicht daran hält, wird sanktioniert.

[Ich kann mir den kleinen Seitenhieb in Richtung CRM dann noch nicht verkneifen: Hier stellt sich meiner Erfahrung nach die Frage, wie sehr die Systeme wirklich zur Kundenbetreuuung, zum transparenten Management der Beziehung genutzt werden oder ob sie doch mehr der Absagprognose des Vertrieb bzw. der Kontrolle durch die darüber gelagerten Hierarchiestufen dienen. Die wichtigen Informationen über Kunden, von den aktuellen Adressdaten bis zum “Zustandsbericht” befinden sich meist woanders: im persönlichen Adressbuch auf Rechner und Smartphone und im Kopf des Vertrieblers. Aber solange der Forecast stimmt und die Umsätze kommen, wird dies toleriert.]

In kaum einem Segment – da kann man Craig Roth nur zustimmen – wird die Frage nach Akzeptanz und Nutzung der Werkzeuge derart gestellt, wie es im Collaboration-Bereich der Fall ist.  Sicher liegt dies auch desweilen an mangelndem Komfort und Benutzerfreundlichkeit. Die Systeme sind und bleiben oft zu kompliziert,  geben oft zu viele Optionen. Aber es ist vor allem der beschriebene Zwang, die nicht von der Organisation vorgegebenene und im Zweifelsfall “einklagbare” Anweisung, die zeitgemäßen Werkzeuge zur Kommunikation, zur Collabaration und für Content-Verwaltung , was die ganz entscheidende Rolle spielt. Transaktionskritische Systeme müssen genutzt werden, egal wie grottig der GUI zu bedienen sein mag.

Roth nennt es in seinem Beitrag den Unterschied zwischen Systems of Choice und Systems of Necessity. Bleibt in Kommunikation und Kollaboration nur der kleinste gemeinsame Nenner, der eigentliche Zwang: E-Mail und Kalender müssen die Anwender nutzen. Und wer hier eben nicht mitspielt, wird im Zweifelsfall sanktioniert.

Einen etwas anderen Blick aus Richtung E-Mail-Nutzung  und -Marketing wirft David Roe in seinem Beitrag auf CMSWire und zitiert den amerikanischen Systemintegrator Tim Platt:

“Everyone has an email address. Email has 99 percent market penetration. There are many people that haven’t heard of Slack (or Teams). Nobody is onboarding a new employee tomorrow and not giving them email. They might get a Slack or Teams account or they might not, but they certainly will have an email. More to the point, email is a vendor neutral interoperable standard. No single company is in charge. You can exchange email with anyone on the planet, through a variety of mechanisms.”

via Why Email Remains The Top Enterprise Collaboration Tool

Der Mehrwert von Werkzeugen wie beispielsweise IBM Connections als Enterprise Social Network oder von persistenten Kommunikationskanälen wie – je nach Präferenz – Watson Workspace oder Slack, in denen man Diskussionen und Konversationen transparent nachvollziehen kann, ist unbestritten. Aber vor allem der beschriebene fehlende Zwang, die Tools zu nutzen, die nicht vollständige Ausbreitung, Interoperabilität und Verfügbarkeit bremsen die Nutzung der Werkzeuge, so sinnvoll, nützlich und gewinnbringend sie gerade in unserem Zeitalter der immer schneller, werdenden digitalen Transformation sein mögen. Leider. Sehr frustrierend für jemanden, der an Teamarbeit, Transparenz, offene Diskussion und daraus entstehende Innovation glaubt?

Oder erkennt wer Licht am Ende des Tunnels?

(Stefan Pfeiffer)

 

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