ECM-Strategie: Wechsel in 5 Jahren möglich? Und nötig?

Figure 1 – Current State ECM System Landscape – via How to Move Forward with a Documentum (or any Legacy ECM) Exit

Enterprise Content Management, ein Thema und eine Technologie, die heute sicher nicht mehr auf der Top 10-Liste der CIOs steht. Doch egal, wie wir das Baby künftig nennen, die Anwender traditioneller ECM-Systeme wie Documentum und IBM/FileNet fragen sich, wie es weiter gehen soll. Joe Shepley, Vice President und Practice Leader bei Doculabs, setzt in seiner Analyse auf die Tier 2-Anbieter und neuen Anbieter, die seiner Ansicht nach mehr Fokus haben. In rund 5 Jahren seien diese Anbieter funktional so weit.

The bad news in all of this is the current enterprise ECM landscape is a hot mess. IBM/FileNet is in turmoil with their focus on artificial intelligence and Watson and the OpenText/Documentum products are non-starters for the foreseeable future due to the acquisition. Firms are left with very few choices in selecting an enterprise ECM platform. They can go with established tier two players, such as Hyland, Perceptive or Alfresco — all of which are solid choices, but not yet proven in large scale, enterprise deployments — or they can go with newcomers, like Newgen, Everteam, Veeva for non-Pharma, etc. In either case, the way forward is uncertain and fraught with difficulties and risk: vendor and product most of all.

The sliver of good news in all this is that both the tier two solutions and the newcomers, rather than the established “big” ECM vendors, are, to my mind, the vendors best poised to meet market needs and overcome the difficulties traditional ECM vendors have faced (and failed to meet) around basic end user requirements. Given their level of investment and motivation to succeed, most of these vendors will be enterprise-ready in five or so years — about the time frame for a reasonable exit from Documentum or any other big ECM platform.

via How to Move Forward with a Documentum (or any Legacy ECM) Exit

Und die ECM-Welt verändert sich laut Shepley bald wie folgt:

Figure 2 – Likely Future State ECM System Landscape – via How to Move Forward with a Documentum (or any Legacy ECM) Exit

Traditionelles ECM wird demnach eine eher kleine Nischenanwendung. Cloud/Saas-ECM gewinnt wie Enterprise File Sharing an Bedeutung.

Meine 2 Cents: Für mich stellen sich jenseits der Anbieterdiskussion vor allem folgende Fragen: Welchen Einfluss wird das Thema Compliance künftig spielen? Die EU-Datenschutzgrundverordnung “hyped” derzeit das Thema Schutz und Entscheidungsbefugnis der Kunden über ihre Daten. Daneben gibt es vielerlei andere Compliance-Aspekte. Ich muss mit einem Schmunzeln an die Gerichtsshow denken, die ich mit meinem Weggefährten Dr. Ulrich Kampffmeyer und dem Rechtsanwalt Jens Bücking mal zum Thema Compliance, insbesondere E-Mail-Archivierung, inszeniert habe. Leider (oder vielleicht besser so) scheint es das Video nicht mehr online zu geben.

Ein sicher nicht ganz unbedeutender Seitenarm, vielleicht gar Hauptarm ist auch das Thema Blockchain, u.a. mit dem Stichwort Smart Contracts. Nicht umsonst schreibt Alan Pelz-Sharpe, dass diejenigen, die sich mit dem Thema Blockchain und Smart Contracts auseinandersetzen Teil einer neuen Welle im Dokumenten, Records und Information Management sein werden. Ein Aspekt, den Shepley leiter nicht beleuchtet.

Und die weitere Frage, die sich mir aufdrängt, ist die nach Workflow, Business Process Management oder Robotic Process Automation (RPA), nennen wir das Kind, wie es gefällt. Box hat zusammen mit IBM zus mit Box Relay ein Workflow-Produkt zum Routen von Dokumenten entwickelt und kürzlich auf den Markt gebracht. Ja, man nennt Box Relay sogar wieder Workflow. Das Thema ist offensichtlich auch nach Jahren nicht tot. Wie viele Automatisierung wird man also künftig rund um Content und Dokumente benötigen? Und wieder taucht das Thema Blockchain und Smart Contracts auf. Auch das ist eine interessante und diskussionswürdige Frage.

Diese Aspekte – Compliance, Blockchain und Automatisierung – werden meiner Ansicht nach eine durchaus wichtige Rolle spielen, in welche Richtung sich ECM oder Content Services entwickeln werden. Daneben sollte man das leidige Thema Suchen – besser Finden – nicht vergessen, denn die schnelle, genaue und intelligente Suche in unstrukturierter Informationsbergen ist – so glaube ich- noch immer nicht befriedigend gelöst und eng mit dem Thema Content Management verwoben. Das letzte Wort ist sicher noch nicht gesprochen, welche Anbieter welchen Pfad beschreiten werden. Oder?

(Stefan Pfeiffer)

2 comments

  • Hallo Stefan,
    das Thema ECM Enterprise Content Management ist nicht erst seit dem Artikel von Joe Shepley “in tormoil”. Die Diskussion, ob ECM noch geeignet ist, Lösungen und eine Branche zu beschreiben, läuft seit einigen Jahren und verstärkt, seitdem die Analysten Gartner (2017) und Forrester (2015) ECM für “tot” erklärt haben und versuchen es durch den Begriff “Content Services” zu substituieren (siehe auch http://bit.ly/ECM-ist-tot).
    Du stellst einige Fragen unter “just my 2 cents” 🙂
    [1] DSGVO: Ja, Datenschutz und die EU DSGVO/GDPR wird international massive Auswirkungen haben, wie wir mit Information umgehen. Dies ist aber kein primäres ECM-Thema sondern betrifft alle Lösungen. Und natürlich muss Informationen Management die DSGVO-Anforderungen unterstützen.
    [2] Gerichtshow: “Die Anhörung” gab es früher hier http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/ 🙁 IBM hat die gelöscht … ebenso den “Per Anhalter durch die Galaxis” …
    [3] “Smart Contracts”: … noch so ein Schlagwort. Vertragsverwaltung ist eine Anwendung der elektronischen Akte, aber auch als rein Daten-orientierte Lösungen verfügbar. Nix Neues.
    [4] “Blockchain”: Viel Hype. Ja, es gibt schon Records-Management-Lösungen mit Blockchain, aber mehr noch Restriktionen (http://bit.ly/RM-Blockchain). Gerade die DSGVO steht vielfach dem Einsatz von Blockchain entgegen. Und auch mit herkömmlichen elektronischen Archivsystemen, kann man ähnliche (und bessere) Verkettungen aufbauen, wenn diese denn Informationsobjekte und nicht nur Dokumente speichern.
    [5] Automatisierung: Ja, das ist einer der wichtigsten Treiber bei BPM & Co.. Gern kann man darüber auch Künstliche Intelligenz oder Artificial Intelligence als Überschrift setzen. Automatisierung beflügelt auch ECM und Records Management, wie ich in mehreren Artikeln (z.B . http://bit.ly/RMblockchainKI) und Vorträgen (z.B. http://bit.ly/lobonet_DrUKff) sein Jahren propagiere – auch auf Tagungen von IBM. Ach übrigens, wenn IBM das mit KI & Wtson nicht auf die Reihe bekommt ist der Laden halb tot.
    [6] Filenet & Co.: Ja, IBM hat ihre Produkte rund um das traditionelle ECM wie Content Manager, Content Manager on Demand, FileNet P8 und andere in die Diaspora geschickt. Das traditionelle ECM ist nicht mehr auf der Roadmap. Überhaupt hat sich IBM vom Thema ECM verabschiedet. Ob es nun BOX + IBM richtet – das muss sich erst noch zeigen.
    [7] Content Services: Content Services ist ein doofer technologisch geprägter Marketing-Begriff. Enterprise Content Management beinhaltete wenigstens noch Vision, Strategie und Methoden und nicht nur Funktionalität und Werkzeuge. Ein unnötiger Rückschritt. Die Branche verliert dadurch noch mehr Visibilität und verschwindet noch mehr von den Prioritätenlisten der CIOs. Wir meinen, man sollte stattdessen nur noch von Information Management sprechen (http://bit.ly/Information_Management).
    [8] Sharepoint: In “Figure 2” seines Artikel zeichnet Joe Shepley ein paar neue Kästchen. Darin ist Sharepoint ganz gewaltig (und Sharepoint ist nun wahrlich kein richtiges ECM, nie gewesen …), es gibt ECM als SaaS aus der Cloud (ja), es gibt noch shared drives (das ist der natürliche Feind von ECM) und es gibt ne Menge EFSS etc. Das wird nicht die Sicht auf die Welt nach ECM sein 🙂 (P.S. wo ist denn da eigentlich IBM …). ECM ist weiterhin eine notwendige Infrastruktur um die Informationsflut zu beherrschen. Und wichtige Grundkomponenten von ECM wie Archivierung, wie Records Management, wie Business Process Management, wird es natürlich auch weiterhin geben. In unserem Blog gibt es zu dieser Diskussion zahlreiche Beiträge und Kommentare (http://bit.ly/Kff-Blog), auf Slideshare Folienvorträge (www.slideshare.net/DRUKFF) und auf Youtube Videos (http://bit.ly/PCyoutube) … leider nicht die “Gerichtsshow”.
    Einen schönen zweiten Advent,
    Dr. Ulrich Kampffmeyer

  • P.S. … ganz verloren ist die Gerichtsshow “Die Anhörung” nicht. Es gibt noch zwei Teile von der Version 2008 auf der DMS EXPO (http://www.PROJECT-CONSULT.de/Files/VTS_02_1.VOB und http://www.PROJECT-CONSULT.de/Files/VTS_02_2.VOB) sowie die Folien in der Version von 2010 von der XING Lounge (http://www.slideshare.net/DRUKFF/xing-cm-loungeanhrung20100422). Die ursprünglichen vier Teile der Aufzeichnung auf der IBM Webseite sind wohl wirklich weg … 🙁

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