CIO Kurator 

Was (nicht nur) Manager über Social Tools am Arbeitsplatz wissen sollten

Ein interessanter Beitrag für Manager zum Thema Zusammenarbeit und Kommunikation auf Harvard Business Review. Derzeit erleben wir nach den Enterprise Social Networks einen Boom von Konversationswerkzeugen wie Slack & Co. Das nehmen die Autoren zum Anlass, gerade Führungskräften ins Stammbuch zu schreiben, wie sie deren aktive Nutzung beeinflussen können. Oft – so die Autoren Paul Leonardi und Tsedal Neeley – ist nur ein Mit-der-Welle-schwimmen ohne einen wirklichen Business Case hinter der Einführung solcher Tools.

In ihren Studien haben sie aber belegen können, dass der Einsatz der Werkzeuge die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und den Wissensaustausch durchaus fördern kann. Alle Versprechen wie schnellere und bessere Entscheidungen, mehr innovative Ideen für Produkte und Dienstleistungen und auch größeres Engagement können erzielt werden, wenn die richtigen Rahmenbedingungen erfüllt werden. Die Social Collaboration-Werkzeuge – so das Ergebnis der Forschung – sind nachweislich erfolgreicher wie alte Knowledge Management-Datenbanken.

Von wegen Millenials sind die Treiber …

Auf zu neuen Ufern – Alexander Bernardis et al – Harvard Business Manager Ausgabe 4/2017 Agiles Management ©HBM 2017

Ein interessantes Teilergebnis: Millenials – die zwischen 1980 und 2000 Geborenen – sind nicht die Pioniere in der Nutzung der Tools. 85 Prozent der “Young Professionals” sehen es – so die Umfrage der Autoren – als schwierig an, Kommunikationsformen, die sie “privat” nutzen, auf der Arbeit zu ge- oder missbrauchen. Soziale Tools für sie erst einmal ein Platz, auf dem sie sich mit Familie und Freunden austauschen und nichts für das Geschäft. Ironischerweise bewerten 90 Prozent der älteren Arbeitnehmer diese “neue” Art der Kommunikation als nützlich an. Hier muss sicherlich noch eine Menge an Aufklärung betrieben werden, welches Tool wann wofür wie genutzt werden sollte.

Und hier kommen wir zu einem Paradox: Mitarbeiter haben oft das Gefühl, dass ihre Aktivitäten in Social Collaboration-Tools von ihren Managern oft als Zeitvergeudung angesehen werden. Wichtig für den Erfolg im Unternehmen ist aber, dass persönliche und geschäftliche Interaktionen von Mitarbeitern und Führungskräften als natürlich und nützlich angesehen werden. Und auch im internen sozialen Unternehmensnetzwerk darf einmal etwas Persönliches oder ein Scherz stehen.

Manager sollten am “sozialen Leben” teilnehmen

Die Manager spielen eine Schlüsselrolle dabei, ob und wie die neuen Kollaborationswerkzeuge angenommen werden. Ihre Aufgaben ist es die Bedeutung für das Teilen von Wissen und den Aufbau neuer Fähigkeiten nicht nur zu betonen – wie es die Autoren schreiben -, sondern diese Werkzeuge auch zu “leben”. Und damit ist nicht der offizielle Verlautbarungsblogeintrag gemeint:

If leaders aren’t present on internal social tools, employees won’t be either. And if leaders post mostly formal announcements about changes in policy or personnel (which happens often), employees will view the tools as just another vehicle for management to broadcast information, rather than as a way for them to communicate with one another. The organization will fail to achieve its purpose for implementing social tools.

via What Managers Need to Know About Social Tools

Und ja, ich weiß, wie schwierig es ist, sich 20 bis 30 Minuten am Tag für die Teilnahme am “sozialen Leben” des Unternehmens zu nehmen. Schon wieder klingt die Formulierung nach Freizeitbeschäftigung, ist oder sollte es aber nicht sein, vielmehr Mitarbeiterbindung, Anerkennung, eigenes Lernen und Vermittlung von Expertise an die Kolleginnen und Kollegen.

Compliance: Klarheit darüber schaffen, was nicht öffentlich geteilt werden darf

“Leading by example” spielt für den Erfolg eine ebenso wichtige Rolle die klar definierte Ziele und Rahmenbedingungen für den Einsatz interner sozialer Werkzeuge. Im Zeitalter scheinbar immer strenger werdender Regularien und Compliance-Vorschriften – aktuelles Stichwort GDPR bzw. EU-DSGVO – müssen Mitarbeiter und Manager auch klar darin sein, welche Informationen vertraulich zu behandeln und gegebenenfalls zu schützen sind. Bei aller Notwendigkeit, Wissen zu teilen und transparent zu kommunizieren und zu diskutieren, ist natürlich nicht jede Information für die breite interne Öffentlichkeit gedacht geeignet. Um es aber nochmals explizit zu schreiben: Die Menge an wertvollen Informationen und nützlicher Diskussion und Kommunikation ist deutlich größer wie die Anzahl der schützenden Assets. Darüber hinaus ist die gezielte Kollaboration zu sensiblen Themen oder Projekten in geschützten Communities und Kanälen extrem nützlich, gerade auch im Umfeld von Compliance, Governance und Dokumentation von Sachverhalten.

Moderne Collaboration und “Agile” funktionieren nur, wenn Führungskräfte es vorleben

Neue Formen der Kollaboration und Kommunikation können und sollten eine wichtige Rolle in Unternehmen spielen, denn mit ihnen können nachweisliche Erfolge erzielt werden. Dies ist keine Diskussion von gestern, sondern im Zeitalter der digitalen Transformation extrem wichtig, um Wissen zu teilen, Ideen und Innovation zu generieren und zu diskutieren. Und wieder einmal ist Klarheit gefragt: Es muss klar kommuniziert werden, dass der Einsatz eines unternehmensinternen sozialen Netzwerks oder eines Konversationstools nicht das Gleiche ist wie die Nutzung im privaten Umfeld. IBM Connections ist kein öffentliches Facebook. Slack im Unternehmeneinsatz ist keine WhatsApp-Familiengruppe. Und es ist auch ein Unterschied, ob ich intern im geschützten Raum kommuniziere und zusammenarbeite oder ob ich als Markenbotschafter auf Twitter oder XING etwas zu meinem Unternehmen schreibe. Klarheit muss auch darüber herrschen, wofür welche Tools da sind und wie welche Daten und Informationen zu behandeln sind. Die neuen Werkzeuge sind hervorragend dafür geeignet, in agilen Teams zu arbeiten und die oft zitierte Transparenz zu fördern. Aber last but not least sind vor allem die Führungskräfte – ich schreibe bewusst nicht Manager – gefragt das zu tun, was ihr Name aussagt: Sie sollen wirklich führen und vorleben.

(Stefan Pfeiffer)