Multitasking kostet uns 40 % unserer produktiven Zeit: Wir brauchen einen neuen Arbeitsfluss

Wir haben das Thema Multitasking und Ablenkung durch E-Mail und unterdessen mehr undmehr andere Nachrichtendienste des Öfteren hier auf dem CIOKurator behandelt. Jetzt haben sich Autoren des World Economic Forums mit dem Thema auseinandergesetzt. Die Zahlen und Fakten sind beeindruckend.

We are accelerating into the age of „connected everything“. There are almost three million apps in one of the world’s leading app stores, many of us check our smart-phones once every 6 minutes and most of us carry our digital devices for 22 hours per day.

via Multi-tasking eats 40% of your day. Here’s how to fight back | World Economic Forum

Viele uns prüfen ihr Smartphone alle 6 Minuten. Es liegt auf dem Nachttisch und wenn es aufleuchtet, „muss“ man sofort schauen, was denn los sein könnte. Und das tun Leute obwohl bekannt ist, wie störend und schädlich dieses Checken für den Schlaf ist. Alles ist mit allem verbunden. Und in Zeiten der smarten Geräte, von Amazon Alexa und Google Assistant wird es immer schlimmer werden. Wie drückt es James Hewitt, der Autor des Beitrags aus: Alles ist im Fluss. Wir lesen nicht mehr Zeitung, sondern konsumieren Feeds und Online-Nachrichten. Wir streamen Musik und Videos. Wir verbringen 60 % unserer Zeit mit irgendeiner Form elektronischer Kommunikation. Wir sind in einer „flow-based economy“, wie er es nennt.

Damit wir besser, schneller, weiter, effizienter werden, schmeissen wir von der IT den Mitarbeitern immer neue Werkzeuge über den Zaun. Nein, seien wir fair. Oft holen sich die Mitarbeiter diese Werkzeuge selbst, weil sie glauben, damit produktiver zu sein. So gibt es dann neben der viel geliebten E-Mail zusätzlich zu den „alten“ Kollaborations-Werkzeugen jetzt auch noch Slack & Co. Wir mailen, chatten, skypen, slacken, whatsappen, meeten online, telekonferenzieren, videokonferenzieren. Es blinkt, piept, vibriert und boingt, auf dem Rechner, dem geliebten Smartphone, dem Tablet und jetzt auch noch auf der Apple Watch. Alles im im Fluss. Alles wird unterbrochen. Bis zu 40 Prozent unserer produktiven Zeit verbringen wir damit, mir Multitasking, obwohl bekannt ist, dass wir Menschen – auch Frauen übrigens – das nicht können.

More than 90% of people multi-task during meetings. 42% of us admit to reading and responding to e-mail in the bathroom. 70% of us check e-mail while watching TV. When we find the opportunity to rest, 34% of us admit to using social media as a form of mental break.

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Und interessant: Selbst wenn wir unsere Geräte ausschalten, sind die kognitiven Fähigkeiten deutlich reduziert, solange das Smartphone irgendwo in Reichweite ist. Kontrollverlust:

Many of us feel that everyday life is no longer under our control. We have a variety overload. The more activities we choose to engage in, the less time and energy we have for each of them.

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Zeit, uns selbst Grenzen zu setzen. James Hewitt nennt es eine Grammatik für das digitale Zeitalter. Er fordert Regeln und ein gemeinsames, vereinbartes Verständnis, neue Normen, auf die wir uns einigen sollten:

All Rights with the World Economic Forum and James Hewitt

  • Klarheit darüber, wofür wir welches digitale Werkzeug nutzen. Und man müsse nicht jedes Tool nutzen, nur weil es technisch verfügbar ist.
  • Wir sollten unsere Kommunikation und die Nutzung strukturieren.
  • Bewusst sollten Zeiten eingehalten werden, in denen man „disconnected“ ist. Hewitt nennt es „idle time“, sich im Leer lauf befinden.

Wer schafft es wirklich, zu fest definierten Zeiten in seine E-Mail und auf sein SmartPhone zu schauen, statt die alle 6 Minuten – wie oben genannt – zu glauben, etwas verpasst zu haben? Und was hat das alles mit dem CIO zu tun?

Meine 2 Cents: Die IT und der CIO können und sollten Werkzeuge nicht verbieten, sonst kommen diese – siehe das Beispiel Nutzung von WhatsApp zur Geschäftskommunikation oder von Dropbox zum Teilen von Dateien – durch die Hintertür als Schatten-IT in Unternehmen. Ist es eine Lösung, die E-Mail- und Chatserver zu definierten Zeiten einfach abzuschalten, wie es einige Unternehmen tun? Ich denke nicht, weil ich doch etwas naiv an die eigene kommunikative Selbstbestimmung glaube.

Ich bin aber sicher, dass immer noch ein Riesenpotential in der digitalen Fingerfertigkeit unserer Mitarbeiter schlummert, unsere Mitarbeiter über die „richtige“ Nutzung der Werkzeuge zu unterrichten und ihnen dabei nicht nur mit zu geben, welches Tools am besten für welchen Zweck geeignet ist, sondern ihn auch nahe zu bringen, die Tools bewusst und definiert auch auszuschalten. Und das ist sicher keine Schulung, die ich einmal halte und die Nutzer tun und verstehen es. Es ist eine fortwährende Aufgabe sicher nicht nur der IT. Deren Aufgabe ist primär, die effiziente Nutzung zu vermitteln. Vielmehr sind hier die Führungskräfte gefragt, die ja eigentlich produktive Mitarbeiter haben wollen müssten. (Welche eine Wortkombination.)

Und dies ist für mich eine wesentlich wichtigere oder zumindest genauso relevante Aufgabe, wie agile Projektmanagement- und Arbeitsweisen einzuführen. Die kann man sich nämlich irgendwo hin schmieren, wenn die Kolleginnen und Kollegen eh ständig am multitasken und Nachrichten checken sind.

(Stefan Pfeiffer)

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