Collaboration-Tools im Unternehmen: Akzeptieren, kultivieren und kanalisieren

Eine neue Umfrage von harmon.ie unter 800 Wissensarbeitern, welche Programme sie am Arbeitsplatz auf Computer, Tablet oder Smartphone nutzen: Schockierende 48 Prozent der Anwendungen, die sie nutzen, werden nicht von der IT bereitgestellt. Darunter sind „Klassiker“ wie Dropbox, Google Docs und WhatsApp. 61 Prozent der IT Abteilungen versuchen den Wildwuchs mit einer Cloud Governance Politik Herr zu werden und die Risiken einzudämmen. Studien schätzen, dass ein Drittel aller Services der Schatten IT ein Risiko darstellen.

Durchschnittlich benutzen die Anwender rund 9 Programme. Davon sind zwischen 5 und 9 Anwendungen am Arbeitsplatz ständig offen. Apps haben das Leben nicht unbedingt einfacher gemacht. Ob man nun vom falschen Versprechen der App-Ökonomie sprechen kann, wie der Titel der Studie, lautet, halte ich für fragwürdig. Anwender würden diese Apps nicht herunterladen und freiwillig nutzen, wenn ihnen die IT eine entsprechende Alternative zur Verfügung gestellt hätte.

Klar, man muss zwischen vielen Anwendungen hin und her springen: 43 Prozent der Anwender in Unternehmen sagen, dass sie bei der Erledigung einfacher Arbeiten zwischen zu vielen Apps wechseln müssen. Ist das nun mit den Apps viel schlimmer geworden oder war das nicht immer so?

Ein Portal, in dem alle Informationen, würde nach Einschätzung von 67 Prozent der Befragten die Arbeit erleichtern. Portal, hab ich doch schon mal gehört? Portlets, JSR168, alles mal da gewesen und in Gartner Hype Cycles rauf und runtergebetet. Der Anspruch war schon vor langer Zeit da, möglichst an einem Ort alle Informationen im Überblick zu haben. Intranet- und Arbeitsplatzportale waren und sind eine Ausprägung dieses Anspruchs. Und manches ist im Laufe der Jahre auch schief gegangen. Wer erinnert sich beispielsweise an die Workplace-Strategie des damaligen IBM Lotus General Manager Ambuj Goyal?

Ein weiterer Versuch sind Activity Streams, die angelehnt an das Paradigma der News Feed in Facebook den Anwendern alle für ihnen relevanten Aufgaben und Informationen in einem Nachrichtenstrom zur Verfügung stellen wollten und sollten. In diesem Stream sollten dann auch die Aufgaben gleich direkt erledigt werden können.

Und nun haben nun Konversationswerkzeuge wie Slack* – siehe auch hier die Slack-Debatte -, Microsoft Teams oder Atlassian Stride, in denen insbesondere gruppenbasierte Projekte in Teams bearbeitet werden, einen ähnlichen Anspruch und werden – wie hier von  als Heilsbringer und Zentrum des Collaboration-Universums gepriesen:

Messaging can now become the core of a collaborative canvas that brings together all of the resources needed to co-ordinate enterprise teamwork.

via How messaging upstaged content to win the heart of enterprise collaboration

Alan Lepofsky, Principal Analyst von Constellation Research, ist demgegenüber gar nicht so sicher ist, ob der Ansatz, alle Daten in einem Ort zu präsentieren, unbedingt die Lösung ist:

„While people say they would prefer to have all of their applications in one window, they may not realize that could lead to even more information overload than switching between applications. It’s not the single window that is the magic, it’s the context and the ability to filter and focus on the right information at the right time that leads to improvements.“

via App Fatigue Saps Employee Productivity According to Survey | Fortune.com

Alan macht hier einen wichtigen Punkt. Es wird die Fähigkeit sein, im richtigen Moment die richtigen Informationen im Kontext zur Verfügung zu stellen, die den Unterschied macht. Daran werden sich die Tools – egal ob Slack, Microsoft Teams oder das hoffentlich bald in einer kommerziellen Version erscheinende IBM Watson Workspace – messen lassen müssen.

Slack bietet wie die anderen Anbieter dieser neuen, persistenten Messaging-Dienste** eine Vielzahl von Integrationen, um beispielsweise auf Dokumentenablagen wie Box, Dropbox oder Google Drive zugreifen können, um Projektmanagement-Werkzeuge wie Trello zu nutzen oder Videokonferenz-Systeme wie Zoom zur Kommunikation einzusetzen.

beschwört die Vorteile dieser API Ökonomie und die einfachen Integrationsmöglichkeiten von Werkzeugen wie Slack.

These API connections allow applications to feed alerts and notifications into a messaging platform, using its rich context — including secure identity and access management credentials — to determine who should see that information, or to send back responses and approvals for action. This means people can now interact with applications from within the messaging stream, without having to actually visit each separate application.

via How messaging upstaged content to win the heart of enterprise collaboration

Eine interessante Warnung spricht Art Schoeller Vice President, Principal Analyst von Forrester, bei der Auswahl der Unternehmensplattform aus:

Enterprises looking to standardize their messaging platform for the first time should proceed with caution. It’s easy to select a vendor based on their integration capabilities, and then build or adopt too many functions that make the solution rigid. There is a history of organizations getting too tied to Notes, Sharepoint, or a similar tool and then having a complex implementation with way too many applications and integrations.

via The Quest For The Holy Grail Of Team Messaging Apps: Finding Your Perfect Solution · Forrester

Nicht zu viele Integrationen und nicht zu komplexe Installationen, so kann man ihn interpretieren. Er gibt – man höre und staune – der IT Abteilung auch den Ratschlag, zu schauen, was schon im Einsatz und vor allem akzeptiert ist – siehe oben Thema Schatten-IT – und gegebenenfalls durchaus mehrere Lösungen zuzulassen:

It may not be about finding the perfect solution for all enterprise messaging needs – it’s about finding the solution(s) right for your enterprise.

Und erhöhte Obacht, wenn mal wieder vom Ende von E-Mail gesprochen wird. Auch Slack reitet diese schon bekannte Welle. Kürzlich hat man die Lösung angekündigt, die wesentlich effektiver wie E-Mail ist: Man kommuniziert in sogenannten Kanälen mit Externen, Kunden, Partnern und internen Kollegen und braucht keine E-Mail mehr: Say goodbye to email for work with external vendors, partners, clients, and more, so die vollmundige Ankündigung. So etwas hab ich doch auch schon mal gehört, beispielsweise als wir Gästekonten für Enterprise Social Networks wie IBM Connections einführten und Projektarbeit in der Cloud priesen (und preisen).

Die Realität ist leider bitter, wie auch die Harmon.ie-Studie zugeben muss: E-Mail ist und bleibt derzeit der Platz, in dem Anwender den größten Teil ihres Arbeitstages verbringen. Die Mehrzahl der Befragten sagten, sie würden jeder Stunde fünf mal oder mehr in ihren Posteingang schauen. Man lasse sich diese Aussage mal auf der Zunge zergehen …

Das Thema Zusammenarbeit und Kommunikation, Collaboration und Communication, sollte weiter ganz oben auf der Agenda des CIO stehen. Die unglaubliche Flut an unstrukturierten Informationen, die Anforderungen an Projektarbeit, Prinzipien wie Agile oder Lean schreien nach unterstützender Technologie, die die Zusammenarbeit fördert:

Project management, lean, agile, phase-gate – all work methods that have traditionally been the domain of IT are giving way to more collaborative work environments as virtual teams marry work styles across a digital workplace. In fact, the largest body of work in any organization is the day-to-day, unstructured work that employees do both individually and in teams. From firefighting to informal projects, employees and teams spend a significant amount of time and energy on projects which may or may not be formally tracked.

The CIO is in a unique position to equip teams across the organization with collaborative tools that meet security and technology standards and enable the new virtual, global workforce.

via Putting work and resource management on the CIO agenda where it belongs | CIO

Es ist vornehme Aufgabe des CIO, diese Ansprüche zu erfüllen, gerade im Zeitalter der Digitalisierung. Ja, das ist sicher nicht einfach, da es so viele verschiedenen Kategorien und Funktionalitäten im Enterprise Collaboration-Markt gibt: die gerade genannten Konversationswerkzeuge, Videokommunikation, Enterprise Social Networks, Intranet Portals, Projektmanagement-Werkzeuge, natürlich E-Mail und vieles mehr. Das alte Thema von Enterprise Search hat in diesem Kontext riesige Bedeutung hat. Wie finde ich im Wust meiner Systeme und immer größerer werdender Informationsberge zuverlässig die Informationen, besser noch den Kontext von Informationen, den ich brauche.

Ich glaube, man muss die Vielfalt von Werkzeugen und Kommunikationsformen und -präferenzen akzeptieren, kultivieren und kanalisieren***. Die Ansprüche an den Wandel, die Herausforderungen der digitalen Transformation, virtuelle Teams, vernetzte Geräte und Methoden wie Agile erfordern einen CIO und eine IT, die progressiv und konstruktiv treiben und führen. Das Zeitalter der 5-Jahres-Pläne, der Verbote des One-size-fits-all Ansatzes sind vorbei. Und das ist eine interessante Herausforderung und Chance für den CIO und seine Mitarbeiter.

(Stefan Pfeiffer)

* Das Team vom CIOKurator arbeitet derzeit mit Slack und IBM Connections, um seine Redaktionsarbeit und seine Projekte – wie das gerade vorgenommene ReDesign – zu managen. Selbst probieren geht über studieren und wir werden wahrscheinlich bald auch das IBM „Konversationswerkzeug“ Watson Workspace austesten und an den Versprechungen messen. Wie uns die Arbeit mit Slack gefällt, ist dann mal Thema eines eigenen Beitrags.

** Persistentes Messaging, was heisst denn das? Im Gegensatz zu den „alten“ Chatprogrammen wie Sametime oder Google Messenger bleibt die Konversationsverlauf „erhalten“. Wenn ich den Kanal oder die Kommunikation öffne, sehe ich die Historie vor mir.

*** Bewusst habe ich das Wort kontrollieren hier nicht verwendet. Da sind wir dann gleich wieder bei der bösen IT-Abteilung, die den Anwendern nicht die Werkzeuge gibt, die sie brauchen. Immer mehr Lösungen können schnell als App und/oder aus der Cloud genutzt werden. Smartphones, Tablet und Web Browser sind gängige, überall verfügbare Zugriffswege. Man kann Pandora kaum wieder in die Büchse zwingen.

 

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