Sind Messaging Apps das Heilmittel für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation?

Gerade hat McKinsey eine neue Studie zum Thema Advanced social technologies and the future of collaboration  veröffentlicht. Ein Fazit: Unternehmen, die Messaging Platforms einsetzen, haben den Eindruck, dass sie öfters kommunizieren und ihre Teams sich besser selbst organisieren. Arbeit werde mehr Projekt- statt Team- oder Funktionsbasiert. Um aber die Kirche im Dorf zu lassen: Nahezu 3/4 der Befragten bauen am Arbeitsplatz noch auf ältere Technologien wie E-Mail, Telefonate oder Textnachrichten.

Aber – so die Umfrage – soziale Technologien sind trotzdem mehr denn je in den Arbeitsalltag integriert. Und dafür seien gerade besagte Messaging Platforms verantwortlich. In diesen Unternehmen verlasse man sich nicht mehr so stark auf E-Mail und Telefon. Na ja, der Unterschied beträgt wenige Prozentpunkte, aber jeder kleine Fortschritt in der Verwendung sozialer Technologien hilft, wenn dadurch unter dem Strich für Unternehmen und Mitarbeiter etwas rauskommt.

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Messaging Apps verbergen sich in der McKinsey Grafik wohl hinter Team Collaboration Platforms

Apropos herauskommen: Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit stehen bei den Befragten als Effekt ganz oben. Echtzeitkommunikation und interne Kollaboration wurden – so die Studie – neben Sprach- und Videokonversationen als kritische Funktionalität bewertet – typische Funktionen besagter Messaging Platforms.

Angesichts des Hypes um Apps wie Slack oder Microsoft Teams wundern die Aussagen nicht wirklich. Jedoch fehlt mir die kritische, zu technologieorientierte Betrachtung. Messaging Platforms werden sehr naiv als Allheilsbringer positioniert. Aber überfordern wir eventuell die Anwender? Die Mehrheit – die Generation E-Mail – arbeitet noch in ihrem traditionellen Posteingang. Dort sitzt die Information, isoliert und nicht von anderen nutzbar. Andere wiederum arbeiten in Enterprise Social Networks. Ich selbst bin ein großer Freund von IBM Connections und setze Communities – aus meiner Sicht das Killerfeature von sozialen Netzen – massiv in der internen Zusammenarbeit und in der Kollaboration mit Geschäftspartnern und Kunden ein.

Messaging Apps oder neudeutscher Konversationswerkzeuge

Nicht zuletzt werden mehr und mehr besagte Werkzeuge wie Slack genutzt. Was ist nun der entscheidende Vorteil dieser Tools? Die persistente (einfach nachvollziehbare) Konversation, also eine nachvollziehbare Kommunikation zwischen verschiedenen Personen zu einem bestimmten Thema, oft in Echtzeit unter Integration anderer Informationsquellen. E-Mail-Systeme bieten diese Art der Konversation ebensowenig wie die wenigsten Chat- und Instant Messaging-Programme (obwohl ähnliche Funktionalität oft in den Werkzeugen versteckt ist). Enterprise Social Networks haben ihre Stärken nicht gerade in der Echtzeitkommunikation, jedoch erinnert der Activity Stream durchaus an die Konversationen der Messaging Platforms.

Für mich ist eine entscheidende Frage, wie man die neuen Konversationswerkzeuge sinnvoll insbesondere mit E-Mail, aber auch mit Enterprise Social Networks und File Sharing & Content Services integrieren kann, ohne die Anwender mit der Flut der Funktionen und Tools zu überfordern. Nur zu oft würde es Sinn machen, ausgehend von E-Mail und oder einer E-Mail-Folge eine persistente, nachvollziehbare Konversation zwischen den Beteiligten zu starten, dabei gemeinsam Informationen und insbesondere Dokumente zu teilen und die Ergebnisse dann – beispielsweise in einer Community – verfügbar zu machen. Derzeit produzieren wir eher mehr Datensilos und verschiedene Werkzeuge.

Slack sucht Partnerschaften

Slack versucht sich durch eine Vielzahl von Integrationen als zentrale Schaltzentrale zu positionieren und versucht, mit den relevanten Anbietern zusammenzuarbeiten: Partnerschaften mit Salesforce, IBM, SAP und Google wurden geschlossen, im Benachrichtigungen, Alarme und Datenaustausch zurück in deren Anwendungen zu realisieren. Microsoft fährt mit Teams sicher – wen wundert es – den eher Microsoft-zentrischen Ansatz, um die Arbeitsplatzumgebung noch weiter zu monopolisieren. Die neuen Ankündigungen rund um Microsoft 365 verstärken nur noch den Eindruck. Nicht umsonst weisen Experten wie Axel Oppermann darauf hin, “zwingend Preisentwicklungen in den kommenden Jahren” in die eigenen Überlegungen einzubeziehen und einen Best-of-breed-Ansatz zumindest zu prüfen.

Tja, begibt man sich also in den Würgegriff, in dem zum Zeitpunkt X, der in nicht allzu ferner Zukunft liegen könnte, die preisliche Daumenschraube angezogen wird, oder sucht man nach Alternativen? Slack scheint im Messaging-Markt eine solche zu sein, doch natürlich stellt sich die Frage, wie es mit dem Anbieter weiter geht. Was ist dran an den Übernahmegerüchten durch Amazon? Nach ersten Berichten hört man derzeit nichts mehr. IBM ist noch immer im Dornröschenschlaf. Zwar wird IBM Connections in die richtige Richtung mit Connections Pink entwickelt, aber noch immer warten viele Interessierte auf Watson Workspace und mehr IBM Watson-Funktionalität in den Collaboration-Produkten. Und dann gibt es auch Google mit seinen Angeboten – und viele hervorragende Best-of-breed-Produkte wie beispielsweise Box im Bereich Content Services.

Die liebe Gewohnheit und der Faktor Mensch

Doch losgelöst von der Tool- und Anbieterdiskussion bleibt die Betrachtung des Faktors Mensch. Jede bessere Kommunikation und Zusammenarbeit beginnt mit der Unternehmenskultur, der Führung und vor allem der Einbindung und Überzeugung der Mitarbeiter. Und zu diesem Thema bitte nicht einfach – wie es mir der McKinsey-Bericht tut – Messaging Platforms rosarot malen und die Agile-Scrum-Mania hypen. Meiner Erfahrung nach ist die wahre Problematik viel realer, alltäglicher: Jeden Tag Kolleginnen und Kollegen überzeugen, dass man Informationen transparent teilt und endlich raus aus dem E-Mail-Posteingang geht. Diese elementare Herausforderung Kollaboration per E-Mail – siehe gerade auch die McKinsey-Umfrageergebnisse – haben wir noch immer nicht gelöst. Und ein Telefonat – ob Video oder nur Audio – ist manchmal gar nicht so uneffektiv im Vergleichen zu endlosen Nachrichten-Threads. Soll ich jetzt schreiben, dass sogar ein reales Treffen manchmal sehr viel Sinn macht?

(P.S. Den Aspekt künstliche Intelligenz und Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge habe ich in diesem Beitrag einmal nicht ausführlicher behandelt, aber natürlich spielt auch diese eine immer wichtigere Rolle. Mittlerweile gewinne ich den Eindruck, dass wir ohne entsprechende, “künstliche” Hilfe beim Finden von Informationen, die in unterschiedlichsten Töpfen mehr oder weniger unabsichtlich abgelegt wurden, werden wir die Informationsflut wohl nicht bewältigen.)

(Stefan Pfeiffer)

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