Die Beschaffung von IT-Lösungen und Digitalem an der IT-Abteilung vorbei wird weiter zunehmen. Das ist so, da müssen wir nicht lange lamentieren. Einzelne Studien zeigen, dass weltweit gesehen bis 2020 über 40 Prozent der Investitionen in IT bzw. digitale Lösungen nicht aus dem originären IT-Budget getätigt bzw. nicht von den IT-Verantwortlichen beeinflusst werden. Das ist so; daran lässt sich wenig ändern.

Warum ist das so? Fachabteilungen nutzen ihre vorhandenen finanziellen Mittel immer stärker, um ihre Bedarfe aus ihrer Sicht richtig zu decken. Wo ist das Problem? Die Entscheider aus HR, Marketing und Co. sollten trotz klar erkannter Bedarfe und vorhandener Mittel nicht blindlings auf Einkaufstour gehen. Vielmehr gilt es, die richtigen Dienstleister und die richtigen Preise zu finden. Und hier liegt das Problem.

Immer häufiger werden Bestellungen oder Aufträge für IT und digitale Services nicht mehr von der Einkaufsabteilung oder der Unternehmens-IT, sondern von den Fachabteilungen direkt ausgelöst. Glaubt man den unterschiedlichen Studien, so werden bereits heute in Deutschland je Unternehmensgröße und Organisationsstruktur zwischen 10 und 30 Prozent der Ausgaben für digitale Leistungen vorbei an der IT-Abteilung getätigt. Dies ist, wie die genannten Zahlen zeigen, im internationalen Kontext relativ niedrig, aber dennoch von Bedeutung.

In solchen Situationen wird dann oft von der „Schatten-IT“ gesprochen. Die sogenannte Schatten-IT nimmt derzeit in den deutschen Anwenderunternehmen immer größere Ausmaße an. Darunter versteht man in der Regel den Einsatz von Informations- und/oder Telekommunikationstechnologie sowie IT-basierter Prozesse und Organisationsabläufe, die neben der regulären IT-(Abteilung) – und in der Regel ohne deren Wissen – betrieben wird. Dieses Thema, das die IT-Verantwortlichen bereits seit Dekaden beschäftigt, wird zurzeit durch die Anwender noch beschleunigt, bedingt durch Bereitstellungsmodelle wie Cloud-Computing, den Trend zur Diversifizierung von Geräten und Services und den Zugriff auf – sowie das Wissen über – Digitales. Die Beschaffung unterschiedlicher Cloud-Services führt durch die Hintertür zu Multi-Cloud-Strukturen; aber dazu gleich mehr.

Zu Risiken und Nebenwirkungen

Oft werden Wildwuchs, technische oder organisatorische Probleme mit Schatten-IT verbunden. Aber auch die Betrachtung von prozessbezogenen Risiken und geschäftlichen Führungsrisiken führt dazu, dass das Thema in der allgemeinen Diskussion oft negativ besetzt ist. Dabei liegt ein zentrales Problem ganz woanders.

Das eigentliche Problem: Fachabteilungen kaufen zu teuer ein

Werden Software, Cloud-Services oder andere digitale Leistungen direkt von den Fachabteilungen beschafft, werden nur in den seltensten Fällen Rahmenverträge, ausgehandelte Rabattstaffeln oder Servicelevel einbezogen. Das bedeutet: Es wird direkt auf geldwerte Vorteile verzichtet. Ferner kennen die Verantwortlichen in den Bereichen Marketing oder Personalwesen die Marktgegebenheiten nur ungenügend. Sie haben also kaum Kenntnisse über Marktmechanismen, geschweige denn haben sie eine Preistransparenz. So ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass exemplarisch bei der Beschaffung einer SaaS-CRM-Lösung Standardrabatte nicht gezogen werden und Nebenabreden über Servicelevel nicht als Verhandlungsgegenstand eingebracht werden. Die Folge ist: Fachabteilungen kaufen in der Regel zu teuer ein. In anderen Worten: Sie generieren zwar für sich durch die eigenständige Beschaffung – die Initiative – Vorteile, verpassen aber die Chance, eine wirtschaftliche Entscheidung zu treffen und verschwenden Budget.

Empfehlung

Verantwortliche aus Marketing, Vertrieb, HR oder Organisation, die vorbei an der IT-Abteilung beschaffen, sollten sich nicht durch blinden Aktionismus in Vertragsfallen, Abhängigkeiten oder in zu teure Verträge manövrieren. Vielmehr gilt es, neben den einzelnen Leistungsparametern, insbesondere die Preise für Software oder Cloud-Services zu vergleichen. Besonders leicht fällt dieser Vergleich bei Dienstleistungen im Umfeld von Managed Services, Cloud-Computing oder bei konkreten Implementierungs- und Migrationsprojekten. Hier gilt es, gezielt die unterschiedlichen Marktpositionen der Dienstleister zu erkennen und für sich zu nutzen.

Kurzum, die klare Empfehlung: Das Beschaffen von IT oder digitalen Gütern durch Fachabteilungen darf keine emotionale Ad-hoc-Entscheidung sein. Vielmehr gilt es, innerhalb der Fachabteilung nüchtern zu analysieren und schlagkräftig zu beschaffen.

Weiteres Problem: Multi-Cloud

Durch drängelnde und ungeduldige Line-of-Business-Teams und ungeduldige IT-Entwickler ist vielerorts eine Multi-Cloud-Kultur entstanden; ohne dass es jemand richtig mitbekommen hat; ohne dass es gewollt oder geplant war. Fachabteilungen und Entwickler haben SaaS-, IaaS- und PaaS-Cloud-Services beschafft, um Ressourcenbeschränkungen zu überwinden. Jetzt bestehen alle Unternehmens-IT-Strukturen aus Multi-Clouds. Die Aufgabe der IT-Organisation muss es sein, hier schnell Ordnung und Transparenz zu schaffen. Die Multi-Clouds müssen zusammengeführt werden, damit – was auch eine Strategie von vielen Unternehmen ist –, die Ausführung von verteilten Geschäftsprozessen ermöglicht wird. Dies geschieht in hybriden Clouds. Ein Konstrukt, das zum Verbinden und Integrieren von Applikationen und Systemen, zum Austausch von Nachrichten, zum Übersetzen von Daten sowie zum Monitoring und zur Verwaltung, Nutzung und Performance verwendet wird. Der Markt für die Multifunktions-Hybrid-Integrationsplattform-as-a-Service (iPaaS) wächst heran und hat sich zu einem Basisinstrument entwickelt; Enterprise Integration ToLogo_Hochkant_222x267olkits sind das Mittel, um Clouds, große Daten, Geräte und Dinge anzupassen.

Aber Multi-Clouds und Hybrid-Clouds führen auch zu Workloads und Infrastruktur-Herausforderungen, die wiederum bedingen, neue Cloud-Management-Technologie und ‑Verfahren zu entwickeln. Hier müssen IT-Verantwortliche, hier müssen CIOs ansetzen.

(Axel Oppermann)

 

 

Posted by Axel Oppermann

Axel Oppermann schreibt seit Mai 2017 bei CIOkurator. Axel arbeitet bei Avispador als Analyst, bloggt bei Denkhandwerker, schreibt nicht nur hier sondern auch für die Computerwoche, Mittelstandswiki & darüber hinaus. Seine Kolumne „Axel Oppermann… über digITal“ erscheint exklusiv auf CIOkurator.

2 Comments

  1. Hat dies auf Ich sag mal rebloggt und kommentierte:

    Glaubt man den unterschiedlichen Studien, so werden bereits heute in Deutschland je Unternehmensgröße und Organisationsstruktur zwischen 10 und 30 Prozent der Ausgaben für digitale Leistungen vorbei an der IT-Abteilung getätigt.

    Antworten

  2. Wolfgang Gosejacob 28/06/2017 at 12:04

    Ein geregeltes Backup stellt wohl auch andere Ausgangsvoraussetzungen. Aber: Is sicherlich nicht tragisch LOL … fragt man eben bei den Leuten von der NSA mal nach. Die haben sicherlich noch ne Kopie! 😀 Gegen Aufpreis sortieren die vielleicht sogar die Daten beim Restore!

    Und diese Sicherheitsfanatiker, die ihre Daten zentral in einem tiefen Bergmassiv sichern wollen. So ein Irrsinn! Und dann noch eine zweite Sicherungskopie weit weg!… Da ist eine Multi-Cloud doch wesentlich praktischer. Alles schön verteilt und die Verantwortlichen sind unkündbar, weil keiner weiß wie! 😀

    Und DAMIT wollen WIR Industrie 4.0 wuppen? Wir können nur hoffen, dass „die Anderen“ noch schlechter sind! *eyeroll*

    Antworten

Kommentar verfassen